SHL is niet in staat om via de module FAC e-facturen op te maken en te versturen via het PEPPOL-platform.
De SHL-klanten welke gebruik maken van de module FAC of AVS om de uitgaande documenten op te maken, moeten dus uitkijken naar een ander facturatie-programma zoals
Eenvoudig factureren, B2brouter, Billit, Billtobox, Myfact, Octopus, …
Verder zijn er andere boekhoudprogramma’s welke een facturatie-module hebben die wel gekoppeld is aan PEPPOL en de e-factuur.
SHL voorziet ook geen directe toegang tot het PEPPOL-platform. De registratie op het PEPPOL-platform gebeurt via het ondernemingsnr of BTW-nr.
In SHL zal men de uitgaande facturen kunnen inlezen via de bestaande link tussen facturatie-programma en SHL of het manueel inboeken.
SHL bevat nu ook een programma om de UBL-bestanden (e-factuur) met de uitgaande documenten te kunnen inlezen mits er aan een aantal voorwaarden voldaan is en er bepaalde instellingen per dossier werden opgegeven.
SHL is niet in staat om de inkomende e-facturen in te lezen en deze moeten dus nog steeds manueel ingeboekt worden.
Instellingen en voorwaarden bij het inlezen van UBL-bestanden (uitgaande documenten) in SHL :
- Per dossier wordt er een aparte map aangemaakt waarin de UBL-bestanden met de uitgaande documenten worden opgeslagen
- Per dossier wordt bepaald het dagboeknr voor ‘verkopen facturen’ en het dagboeknr voor ‘verkopen creditnota’s’
- De UBL-bestanden met daarin het BTWnr/ondernemingsnr van het dossier worden verwerkt
- Op de eerste lijn van bestand is er de aanduiding ‘factuur of cn’ -> boeken in juiste dagboek
- Bij cn is er geen vermelding van vervaldatum
- Geen controle over formaat documentnr bvb 2024-0059 of 240059 of VF-2024-0059
- Er is geen vermelding van klantcode en dus wordt de klant herkent via zijn BTW/ONR die vermeld staat in het UBL-bestand
Een nieuwe klant moet dan steeds eerst aangemaakt worden in de boekhouding
Wat als er meerdere klanten (filialen) zijn met hetzelfde BTW/ONR ?
indien een UBL-bestand met een klant zonder BTW-nr (particulier), geen automatische verwerking ?
- Per dossier is er een conversietabel nodig om de juiste btwcode te bepalen
In UBL-bestand is er taxcategory ‘S, AE, …’ (peppol-tabel) samen met het btwpercentage en een ‘vak (name)’ (bvb S = standaard 21% vak ‘03’)
Category AE = medecontractant 0% vak 45
Category S = standaard 6% vak 01
Category K = intracom 0% vak 44= diensten of 46 = goederen
- Geen analytische plaatsen/soorten voorzien
- Indien geen grootboekrekening aanwezig in het UBL-bestand dan via conversietabel BTWcodes
Category = S
Name = 03
Percent = 21
BTWcode SHL = 21
Grootboekrekening = 702000
Indien geen grootboekrekening ingevuld in de conversietabel ‘btwcodes’ dan wordt de grootboekrekening vermeld op de klantenfiche overgenomen
Op basis van een UBL-bestand zien wij geen mogelijkheid om inkomende e-facturen te kunnen inlezen
- Geen grootboekrekeningen
- Geen analytische uitsplitsing
- Geen uitsplitsing goederen/kosten/investeringen
- Wat met Niet-aftrekbare BTW ?
- Ingeval intracom staat er geen btw berekend in UBL-bestand en aan de hand van de combinatie category (K) + percentage 0 kan men geen uitsplitsing doen tussen d21, g21, d6 of g6
- Ingeval medecontractant staat er geen btw berekend in UBL-bestand en aan de hand van de combinatie category (AE + percentage 0 kan men geen uitsplitsing doen tussen m21 of m6
- Toewijzen van documentnr (chronologisch) maar wat bij overgang naar nieuw boekjaar
- Er is geen vermelding van leverancierscode en dus moet de leverancier geidentificeerd worden via zijn BTW/ONR maar wat als het een nieuwe leverancier is die nog niet in SHL bestaat ? Er meerdere leveranciers (filialen) zijn met hetzelfde BTW/ONR ?
De moderne boekhoudpakketten vullen de reeds gevonden info in en de factuur (PDF zit in het UBL-bestand) wordt op een 2de scherm of in een deel van het scherm afgebeeld en de gebruiker moet dan de ontbrekende gegevens invullen.
Ontvangen UBL-bestanden (aankopen) kunnen visueel gemaakt worden via de installatie van UBL-viewer waarbij het pdf-bestand met de afdruk van het document (dat in het UBL-bestand verwerkt zit) leesbaar wordt en afgedrukt kan worden.
SHL-gebruikers met module FAC en AVS worden verwittigd dat de module FAC en AVS tegen 01/01/2026 moeten vervangen worden door een facturatiesoftware die e-facturen via PEPPOL ondersteunt.
Indien de facturatiesoftware reeds gekoppeld (bvb Plenion) was aan SHL kan dit normaal gezien verder gebeuren.
De SHL-gebruiker kan in samenspraak met zijn boekhouder een facturatiesoftware kiezen met eventueel een overstap naar een andere boekhoudprogramma daar SHL geen inlezen van UBL-bestanden (aankoop) voorziet.
