Patrick Haesaert bv
Cette politique de confidentialité a été rédigée dans le cadre du General Data Protection Regulation qui entre en vigueur à partir de 25/05/2018.
Dans le cadre d'une relation commerciale normale et de l'exécution journalière de nos activités d'entreprise, nous conservons un nombre de données. Le responsable du traitement ainsi que le sous-traitant est Patrick Haesaert bvba - Geraardsbergse Steenweg 2 - 9860 Oosterzele - Numéro d'entreprise BE 0825 711 807.
Nous conservons des données de trois catégories de personnes concernées:
Les données que l'on conserve des clients peuvent être divisées en 4 catégories:: données administratives, données techniques, données financières et enfin correspondance.
Vous pouvez obtenir la liste complète des données des catégories 1 à 3 que l'on conserve de vous sur simple demande par email à patrick.haesaert@telenet.be ou par téléphone au 09 328 11 06. Nous nous engageons de vous répondre dans les 30 jours. Vous disposez vous mêmes des données de la catégorie 4.
Des données conservées des prospects sont limitées à l'information administrative de base comme le nom de société, l'adress, personnes de contact, téléphone, email,... et quelques données techniques concernant le matériel et le système d'exploitation. Il est évident que nous conservons aussi la correspondance.
Les prospects peuvent également demander la liste complète des données selon les modalités mentionnées sous 1.2.1.
Hors des infos de base comme le nom, l'adresse ,email, téléphone,... nous conservons les factures et les notes de crédit et le numéro de compte en banque sur lequel nos paiements doitvent être effectués.
Les fournisseurs peuvent également demander une liste exhaustive des données selon les modalités mentionnées sous 1.2.1
| Pour être clair: |
Nous souhaitons souligner que les données que nous conservons de nos clients, prospects et fournisseurs sont limitées à celles mentionnées ci-dessus (rubrique 1.2 - Quelles données) et que ces données sont le minimum stricte nécessaire pour exécuter nos activités d'entreprise (voir rubrique 1.4 - Finalité. On ne conserve pas d'autres données.. On ne suit pas vos activités internet, ne mettons pas de cookies et n'utilisons pas d'autres techniques pour mettre en perspective vos activités internet ou n'importe quelles autres activités en conséquence. On ne rédige pas de profils et il n'y a pas de décision individuelle automatisée. |
On fait une distiction entre trois sources:
Il s'agit principalement des données de base administratives comme les coordonnées de l'entreprise (nom, adresse, personnes de contact, tééphone, GSM, email, numéro de TVA etc). Ce sont donc des données statiques. Sur base ad hoc, des listings de la comptabilité et même le dossier comptable complet est mise à disposition pour des fins de support.
Il s'agit principalement de la Banque Carrefour d'Entreprises pour par exemple vérifier un numéro de TVA ou pour vérifier si le client est assujetti à la TVA.
Via l'exécution de nos activités d'entreprise des données sont régulièrement générées, envoyées, reçues et conservées. Dans la relation avec nos clients il s'agit des données de ventes (offres, facturation, données de paiement, rappels et autre correspondance en matière de support et des mises à jour). Nos fournisseurs nous envoient des factures qui sont comptabilisées et payées. De la correspondance pertinente avec les fournisseurs est également conservée.
En résumé, on conserve vos données pour:
Les données des clients comme mentionnées dans la rubrique 1.2.1 - Des clients sont conservées pour:
Les données des prospects comme mentionnées dans la rubrique 1.2.2 - Des prospects sont conservées pour pouvoir suivre la prospection.
Les données fournisseurs comme mentionnées dans la rubrique 1.2.3 - Des fournisseurs sont conservées pour:
Le traitement des données de nos clients est indispensable pour exécuter le contrat de maintenance et de mise à jour: sans ces renseigements, on ne peut pas donner suite à nos engagements et contraintes. De plus, la loi comptable, la réglementation TVA et impôts directs nous obligent de justifier la comptabilité avec des pièces justificatives (factures de vente, extraits de banque,...).
Aussi en ce qui concerne les prospects, il faut pouvoir disposer des données élémentaires afin de pouvoir faire des propositions.
Le traitement des données de nos fournisseurs s'inscrit dans le cadre des contraintes en matière de la conservation des pièces justificatives, imposée par la loi comptable, la réglementation TVA et impôts directs. De plus, il faut conserver des données élémentairers afin de pouvoir payer les factures fournisseurs.
Les données des prospects (voir 1.2.2 - Des prospects) sont conservées pendant la période de prospection. S'il n'y a pas de suite positive par le prospect, toutes ses données seront supprimées. Le cas contraire, le prospect devient un client pour lequel il y a les règles pour les clients.
Le traitement des données fournisseurs s'inscrit dans le cadre de l'exécution des oblgations en matière de la conservation des pièces jusitificatives. Actuellement, il y a un délai de 7 ans.
Les données prospects sont conservées dans un programme email.
Les données fournisseurs sont conservées dans le logiciel comptable SHL. Les numéros de compte en banque sont conservés dans un logiciel bancaire online.
Tout d'abord, vos données sont conservées off line. Pour le reste, la plupart des données est conservée sur 2 ordinateurs différents à 2 endroits physiques différents. Les ordinateurs sont protégés avec des mots de passe solides.
Nous souhaitons à nouveau souligner que l'information que l'on conserve de vous est très "basic" et très limitée. Cette conservation de données n'entraine pas ou très peu de risques. La conservation ad hoc des dossiers comptables pour des interventions techniques se fait également offline pendant une durée courte (limité au temps nécessaire pour intervenir). Nous voudrions également préciser que les dossiers comptables comprennent des fichiers Cobol qui ne peuvent être lus que par le logiciel comptable SHL.
Sauf le gérant de Patrick Haesaert bvba et son associé, personne a accès à vos données. Elles sont partagées avec personne sauf avec l'administration TVA via le listing TVA et via la déclaration intracommunautaire et, le cas échéant, avec l'Administration fiscale via les fiches 281.50. Il est évident que l'on donne que l'information requise. Lorsque l'on reçoit des documents comptables ou même des dossiers comptables complets pour des fins de support, on les traite avec la plus grande confidentialité: ils ne sont jamais partagé avec qui que ce soit et sont systématiquement supprimés après intervention.
Cette politique de confidentialité a été rédigée pour répondre à votre droit à l'information. Vous trouverez toutes les infos concernant vos données dans le châpitre 1 Vos données.
Vous pouvez gratuitement obtenir un apercu de toutes les données que l'on conserve de vous. Vour pouvez le faire par simple demande à patrick.haesaert@telenet.be ou par téléphone au 09 328 11 06. Comme déjà indiqué, vos données se trouvent offline, elles ne peuvent donc être consultées online. On vous fournit les infos dans les 30 jours.
On s'efforce de gérer une base de données correcte et à jour de nos clients, prospects et fournisseurs. On vous demande par conséquent de bien vouloir nous communiquer chaque changement (p ex l'adresse) dans les meilleurs délais. Vous avez toujours le droit de rectifier des données erronées ou de compléter des données incomplètes.
Vous avez le droit de faire effacer vos données au moment où:
Nous soulignons que dans certains cas, nous prenons nous-mêmes l'initiative pour effacer vos données (voir 1.6 - Délai de conservation?) d'une part et que certaines données sont soumises à un délai de conservation légal d'autre part.
Vous avez le droit de faire limiter le traitement de vos données si:
Vu que les bases juridiques sur lesquels repose le traitement des données prévoient des alternatives, ceci n'est pas d'application. On n'utilise pas vos données pour le marketing direct ing et il n'y a pas de décision individuelle automatisée.
A notre avis, ceci n'est pas d'application. Cependant, si vous le souhaitez nous transmettons vos données au destinataire à votre choix, gratuitement et dans le mois.
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