Rappels - mise en page personnalisée - programme 306
Via le programme - Rappels - vous pouvez gérer et imprimer des rappels selon une mise en page fixe (format standard). Cette mise en page est similaire à celle des autres documents SHL.
Récemment il est possible d'imprimer des rappels via MS Word, où vous disposez des possibilités quasiment illimitées pour adapter la mise en page à vos propres besoins.
Pour cela, on a créé un document Word standard ("SHL306word.doc") qui comprend toutes les données variables (nom, date de facture, montant de la facture, date d'échéance,...) sous forme des "codes champ". Ces codes champ font référence à un fichier texte (nnnnx306.txt, nnnn = numéro de dossier) qui est créé lors de l'impression des rappels. Vous pouvez adapter aussi bien les textes de rappel (par type) que la mise en page du document (données fixes).
PROCEDURE
1. Adapter le document standard
- Ouvrir le document SHL306word.doc en Word. Le document se trouve dans le répertoire où se trouvent les programmes SHL ou les fichiers dossier.
- Visualiser les codes champ du document via menu: Extra -> Options -> Affichage -> Codes champs: cocher;
- Important: lorsque la mise en page et les textes standard vous conviennent, il suffit de modifier les coordonnées de l'entreprise, sauvegarder les modifications et fermer le document. Vous trouverez un exemple ici.
- Lorsque vous souhaitez modifier d'autres éléments, il est conseillé de contacter le service maintenance pour plus d'informations concernant les codes champ.
2. Préparer l'édition des rappels en SHL
- Démarrer le programme 306, choisir Rappels via Word, parcourir les rubriques, confirmer votre choix et cliquer sur Démarrer;
3. Imprimer les rappels en Word
- Démarrer Word et ouvrir le document SHL306word.doc;
- Activer le menu Edition Fusion;
- Cliquer sur Fusion, nouveau document et Fuser;
- Les rappels sont imprimés.
Codes mémo - différents programmes
Les codes mémo sont des petites extensions de programme très utiles qui rendent SHL encore un peu plus performant. L'utilisation des codes mémo est facultative, permettant de ne pas alourdir inutilement l'utilisation des programmes existants.
Quelques exemples:
- Demander la communication structurée (paiements fournisseurs) lors de la saisie des achats;
- Contrôle de la référence lors de la saisie d'une facture d'achat ce qui empêche qu'une facture soit comptabilisée deux fois (avec le risque qu'elle sera payée deux fois);
- Bloquer un document pour paiement; Bloquer des comptes clients/fournisseurs existants empêchant la saisie sur ces comptes;
- Contrôle d'équilibre débet/crédit lors des écritures purement analytiques;
- Saisie d'une annexe lors de la saisie d'une facture de vente ou d'achat. Cette annexe est éditée via les extraits de comptes clients/fournisseurs;
- Calcul des intérêts de retard lors de l'édition des rappels;
- ...
L'aperçu complet des codes mémo actuellement disponibles:
Codes mémo dossier comptable
Codes mémo clients
Codes mémo fournisseurs
Codes mémo comptes généraux
Codes mémo documents d'achat
Codes mémo documents de vente
Codes mémo comptes analytiques
procédure
- Les codes mémo sont saisis via les programmes respectifs (dossier, clients, fournisseurs, comptes généraux et comptes analytiques) via Options et ensuite Mémo.
- Le code mémo pour les documents de vente et d'achat peut être saisie dans la rubrique OK? pour la validation de la saisie du document en tapant m dans cette rubrique.
- La consultation et l'édition des mémos se fait via les extraits de comptes clients/fournisseurs.
nouveaux programmes de sauvegarde
Le programme u11 vous permet de prendre de façon simple une sauvegarde de vos fichiers de dossier. Le logiciel externe utilisé pour cela n'est cependant pas comptabible avec des systèmes 64-bit sous lesquels quasiment tous les PC récents tournent. Par conséquent, nous vous proposons un nouveau logiciel (IZARC - www.izarc.org) que vous pouvez télécharger ici et installer en suite.
procédure
- Télécharger le fichier IZARC.ZIP dans le répertoire SHL (le répertoire avec les fichiers SHL);
- Aller au répertoire SHL et copier les fichiers SHLBACK.BAT et SHLREST.BAT vers un autre endroit sur votre PC;
- Chercher dans le répertoire SHL le fichier IZARC.ZIP;
- Cliquer avec la souris droite sur le fichier et choisir et extraire le fichier;
- Effacer le sous-répertoire izarc proposé de sorte que le fichier soit extrait dans le répertoire des programmes SHL;
- Remplacer les fichiers SHLBACK.BAT et SHLREST.BAT;
- Démarrer la comptabilité et démarrer le programme u11 pour prendre une sauvegarde des fichiers de dossier: le programme crée un fichier nnnn.zip (nnnn = numéro de dossier).
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