SHL Tips - Boekhouding

overzicht

1. Volledige controle van de boekhouding
2. Boekhoudkundige verwerking van autokosten in SHL
3. Omzet btw-listing versus omzet btw-aangiftes: quid?

1. Volledige controle van de boekhouding

De euroconversie omvat een uitgebreid controleprogramma dat de boekhouding grondig controleert alvorens de conversie te starten. Dat controleprogramma kan u evengoed gebruiken los van de euroconversie.

• Tik eu1 in het hoofdmenu;
• Het programma mag enkel een melding geven m.b.t. het openingsdagboek. Indien er andere onregelmatigheden worden gevonden, bevestig dan telkens met j. Het programma genereert een controlebestand Cnnnn*.txt dat in de data-directory wordt geplaatst. Indien dat bestand groter is dan nul bytes bevat het een overzicht van alle gevonden onregelmatigheden.

2. boekhoudkundige verwerking van autokosten in shl

De fiscale aftrekbaarheid van de meeste autokosten is afhankelijk van de categorie (bv. obv de CO2-uitstoot) waarin het voertuig zich bevindt.

Heeft u slechts één bedrijfswagen of vallen alle bedrijfswagens binnen dezelfde fiscale categorie dan is er eigenlijk geen probleem. Anders is het gesteld wanneer uw wagenpark verschillende categorieën bestrijkt: u bent dan immers verplicht in de boekhouding het nodige onderscheid te voorzien.

In SHL kan dat op 3 manieren gebeuren:

1. Opsplitsen van de grootboekrekeningen

Elke grootboekrekening wordt opgesplitst per categorie van fiscale aftrekbaarheid. De rekening 611600 - Onderhoud en herstellingen rollend materieel, bijvoorbeeld, wordt dan opgesplitst in:

611600 - O&H Rollend materieel: 80%
611610 - O&H Rollend materieel: 75%
611620 - O&H Rollend materieel: 70%
enz.

Opgelet!

Indien de niet aftrekbare BTW dezelfde logica volgt (bv.: is de fiscale aftrekbaarheid van de autokost begrensd tot 70%, dan is de niet aftrekbare BTW eveneens begrensd tot 70% voor wat de vennootschapsbelasting betreft), dient u hiermee rekening te houden tijdens het inboeken van de aankoopfacturen. Tikt u immers "j" op het einde van de boekingslijn, dan wordt de niet aftrekbare BTW geboekt op een rekening die daartoe werd voorzien in de BTW-codes (bv de rekening 643000) met alle gevolgen van dien. In SHL is het echter mogelijk om een boekingslijn te bevestigen met "p" waardoor de niet aftrekbare BTW op dezelfde rekening wordt geboekt als de kost. We raden u daarom ten stelligste aan via "p" te werken, het zal veel opzoekingswerk bij de boekjaarafsluiting vermijden!

2. Werken met extracomptabele rekeningen

In SHL is het mogelijk te werken met extracomptabele rekeningen. Dat zijn rekeningen die - zoals de naam suggereert - niet in de boekhoudkundige staten worden opgenomen, tenzij u ze specifiek selecteert. Een extracomptabele rekening wordt aangemaakt zoals een gewone grootboekrekening via het programma 103, echter met dien verstande dat u de aardcode 9 = extracomptabel dient in te vullen.

Het grote voordeel daarvan is dat u het grootboek niet hoeft te belasten door elke grootboekrekening mbt autokosten op te splitsen. In ons voorbeeld hierboven behoudt u slechts 1 rekening 611600 O&H Rollend materieel en de opsplitsing maakt u vervolgens via de extracomptabele rekeningen.

Er zijn ook nadelen:

1. U dient een tweede boekingslijn in te geven bij de inboeking van de factuur, nl de boeking op de extracomptabele rekening;
2. Niet aftrekbare BTW dient u zelf bij het boekingsbedrag te voegen;
3. Er is geen controle: vergeet u de boeking op de extracomptabele rekening, dan krijgt u geen waarschuwing;

3. Verwerking via de analytische boekhouding

Beschikt u over de analytische module (SHL3) dan verloopt de boekhoudkundige verwerking van de autokosten het eenvoudigst en het meest efficiënt in de analytische boekhouding. U hoeft enkel een kostenplaats aan te maken per fiscale categorie, bv Autokosten 80%, Autokosten 75%, Autokosten 70%,... waaraan u alle (bestaande) kostensoorten linkt. Bij de input roept u de gewenste kostenplaats (bv Autokosten 75%) en kostensoort (bv O&H rollend materieel) op en klaar is kees. De link met algemene boekhouding wordt gemaakt via de kostensoort, dus ook hier wordt het grootboek in de algemene boekhouding niet extra belast en gebeurt de verwerking van de niet aftrekbare BTW automatisch.

U zal wel moeten bewaken dat de nieuwe kostenplaatsen kunnen kaderen in de bestaande analytische structuur.

3. omzet btw-listing versus omzet btw-aangiftes: quid?

Sinds kort viseert de fiscus de verschillen tussen de jaarlijkse BTW-listings en de periodieke BTW-aangiftes. Wanneer de omzet vermeld in de klantenlisting kleiner is dan die van de BTW-aangiftes dan is dat eigenlijk doodnormaal: daar waar de BTW-aangifte alle omzet vermeldt, dient in de jaarlijkse klantenlisting enkel de omzet vanaf 250€ gerealiseerd bij BTW-plichtige klanten (in SHL: BTW regime 0 - BTW plichtig en regime 6 - medecontractant) te worden opgenomen. Alle andere omzet zoals verkoop aan particulieren, omzet <250€, kassaverkopen zonder facturatieplicht, export, verkopen aan van BTW vrijgestelde klanten,... wordt dus niet opgenomen.

De fiscus blijkt echter vooral geïnteresseerd te zijn in het omgekeerde geval: de listing is groter dan de aangifte en dat is inderdaad niet normaal. De situatie waarin omzet wordt vermeld in de klantenlisting maar niet in de BTW-aangiftes is onbestaand, dus alles wijst dan in de richting van een foutieve boeking.

In die context is het misschien nuttig om een aantal BTW-codes in SHL nogmaals toe te lichten. De SHL-gebruiker kan de BTW-codes volledig zelf instellen maar de ervaring leert dat de meeste klanten gewoon de codes uit het meegeleverde testdossier overnemen. Hierbij nemen we de codes "0", "vry" en "brg" nogmaals onder de loep:

• BTW-code "0": hier wordt geen BTW aangerekend maar de belastbare basis wordt wel vermeld in de BTW-aangifte (afhankelijk van het type verrichting: vakken 00, 49, 81, 82, 83 en 85). Voor de verkopen denken we bv. aan de verkoop van (papieren) kranten, voor de aankopen bv. aan verzekeringspremies. De verrichtingen geboekt met de BTW-code "0" worden opgenomen in de klantenlisting;
• BTW-code "vry": bij deze code wordt geen enkel BTW vak bijgewerkt. Deze code wordt gebruikt bij het inboeken van documenten die niets met BTW te maken hebben, bv provinciebelasting, onroerende voorheffing,... Het zal niet zo dikwijls voorvallen dat men deze code ook gebruikt bij de verkopen. Is dat wel het geval hou er dan zeker rekening mee dat de bedragen opgenomen worden in de klantenlisting! Dat kan er dus voor zorgen dat de klantenlisting groter is dan de BTW-aangifte!
• BTW-code "brg": dat is een BTW-code die niet voorkomt in de BTW-codetabellen maar vast in het programma verankerd zit. Bewegingen geboekt met deze code komen noch in de BTW-aangifte, noch in de klantenlisting en hierdoor verschilt deze code dus van de code "vry". De code wordt vooral gebruikt voor het boeken van leeggoed maar kan evengoed aangewend worden voor andere transacties die buiten de BTW-wetgeving vallen. Indien er zaken zouden gefactureerd worden die niets met BTW te maken hebben, dan raden we u aan deze code te gebruiken ipv de code "vry".

BTW-listing < BTW-aangiftes: hoe verantwoorden?

Moet om één of andere reden ook het verschil verantwoord worden wanneer de listing kleiner is dan de aangifte, dan biedt SHL u een interessante tool terzake.

Vereenvoudigd gesteld kan men aannemen dat de BTW-aangifte gevoed wordt door gefactureerde omzet en contante verkopen. Het is enkel van die gefactureerde omzet dat er een deel in de klantenlisting terechtkomt.

Via het programma 418 - Omzetlijsten is het mogelijk om de jaaromzet per klant om te zetten naar excel (op de vraag "uitvoer zonder maandtotalen" antwoordt u "j"). Gezien het BTW-regime per klant eveneens wordt vermeld kan u via een eenvoudige sortering het totaal per BTW-regime bepalen. Abstractie gemaakt van contante verkopen zou het totaal van deze lijst moeten overeenstemmen met de BTW-aangifte op jaarbasis. Als u daarenboven binnen het BTW-regime "0-BTW plichtig" de bedragen <250€ eruitfiltert, dan beschikt u eigenlijk over alle informatie om het verschil te verantwoorden. U kan ook het programma 405 - BTW-listing gebruiken en alle regimes aanvinken, maar dan krijgt u wel geen totaal per regime (de lijst is niet beschikbaar in excelformaat). In de nabije toekomst wordt echter in een optie voorzien die toelaat de listing af te drukken voor binnenlandse klanten met BTW-regime "vrijgesteld", "particulier" en de BTW-plichtige klanten met een omzet tussen 0,01 en 249,99€.

Heeft u contante verkopen, dan kan het nuttig zijn die op afzonderlijke omzetrekeningen te boeken opdat het verschil tussen de klantenlisting en BTW-aangifte gemakkelijker kan worden aangetoond..