SHL Astuces - Comptabilité

apercu

1. Acompte TVA décembre déclarants mensuels et trimetriels
2. Revenus de loyer immobilier
3. Contrôle exhaustif de la comptabilité
4. Traitement comptable des frais de voiture en SHL
5. Chiffre d'affaires listing TVA <-> CA déclarations TVA: quid?

 

1. Acompte TVA déclarants mensuels

Depuis avril 2017 les il y a la même procédure pour les déclarants trimestriels que pour les déclarants mensuels en matière d'acomptes TVA. Vous trouverez la procédure à suivre et le traitement en SHL ici.

2. Revenus de loyer immobilier

Suite aux modifications au niveau de la législation TVA, en vigueur depuis janvier 2010, la case 00 a un sens plus étendu et doit désormais également reprendre les revenus de loyer immobilier. En SHL, vous utilisez pour cela le code TVA standard "0".

3. Contrôle exhaustif de la comptabilité

La conversion en euro comprend un programme de contrôle étendu qui vérifie la comptabilité avant de démarrer la conversion définitive. Ce peut aussi être utilisée indépendamment de la conversion en euro.

• Taper eu1 dans le menu général;
• Le programme ne peut donner un message que concernant le journal d'ouverture. Lorsque le programme trouve d'autres anomalies, confirmer par o à chaque fois. Le programme génère un fichier de contrôle Cnnnn*.txt qui est mis dans le répertoire des fichiers du dossier. Si le fichier est plus grand que zéro bytes, il comprend un aperçu de toutes les anomalies trouvées.

4. traitement comptable des frais de voiture en shl

De fiscale aftrekbaarheid van de meeste autokosten is afhankelijk van de categorie (bv. obv de CO2-uitstoot) waarin het voertuig zich bevindt.

Heeft u slechts één bedrijfswagen of vallen alle bedrijfswagens binnen dezelfde fiscale categorie dan is er eigenlijk geen probleem. Anders is het gesteld wanneer uw wagenpark verschillende categorieën bestrijkt: u bent dan immers verplicht in de boekhouding het nodige onderscheid te voorzien.

La déductibilité de la plupart des frais de voiture dépend de la catégorie (p ex sur base de l''émission CO2) dans laquelle la voiture se trouve:

Si vous disposez que d'une seule voiture société ou si toutes les voitures société se trouvent dans la même catégorie, il n'y a pas de soucis. Si par contre votre parc automobile couvre plusieurs catégories, vous êtes obligé de faire la distinction nécessaire dans votre comptabilité.

En SHL, vous avez 3 options:

1. Subdiviser les comptes généraux

Chaque compte général est subdivisé par catégorie fiscale. Par exemple, le compte 611600 - Entretien et réparations matériel roulant sera subdivisé en:

611600 - E&R matériel roulant: 80%
611610 - E&R matériel roulant: 75%
611620 - E&R matériel roulant: 70%
etc.

Attention!

Si la TVA non-déductible suit le même logique (p ex: si la déductiblité fiscale du frais automobile est limitée à 70%, la TVA non-déductible y-afférente est également limitée à 70% pour ce qui concerne l'impôt sociétés), il faudra en tenir compte lors de la saisie des factures d'achat. Si vous confirmez la ligne de saisie par "o", la TVA non-déductible sera comptabilisé sur un compte prévu dans les codes TVA (p ex le compte 643000) avec tout ce qui s'en suit. Par contre, en SHL il est possible de confirmer une ligne de saisie par "p", ce qui permet de comptabiliser la TVA non-déductible sur le même compte que celui des frais concernés. Il est donc fort conseillé d'utiliser cette option; elle évitera beaucoup de recherches lors de la clôture de l'exercice comptable!

2. Utiliser des comptes extracomptables

En SHL, vous pouvez utiliser des comptes extracomptables. Il s'agit des comptes qui ne sont pas inclus dans les différents états comptables, sauf si vous les sélectionnez spécifiquement. La création d'un compte extracomptable se fait comme un compte général habituel via le programme 103, sauf qu'il faudra renseigner la nature 9 = extracomptable dans la rubrique "nature".

Le grand avantage est qu'il ne faut pas charger le grand-livre en subdivisant chaque compte général concernant les frais de voiture. Dans notre exemple ci-dessus, vous ne gardez qu'un seul compte général 611600 E&R matériel roulant et ensuite vous faites la subdivision via les comptes extracomptable.

Il y a aussi des désavantages:

1. Il faudra saisir une deuxième ligne lors de la saisie d'une facture, à savoir, la saisie sur le compte extracomptable;
2. Il faudra ajouter vous-même la TVA non-déductible au montant à comptabiliser;
3. Il n'y a pas de contrôle: lorsque vous oubliez l'écriture extracomptable, il n'y aura pas d'avertissement;

3. Traitement via la comptabilité analytique

Lorsque vous disposez du module analytique (SHL3), le traitement comptable des frais de voiture se déroule de façon le plus simple et le plus efficiënt. Il suffit de créer un centre de frais par catégorie fiscale, p ex Frais de voiture 80%, frais de voiture 75%, Frais de voiture 70%,... auxquels vous liez tous les frais par nature existants. Lors de la saisie, vous appelez tout simplement le centre souhaité (p ex Frais de voiture 75%) et le frais par nature (p ex E&R matériel roulant. Le lien avec la comptabilité général se fait via le frais par nature. Le grand-livre général n'est pas surchargé et le traitement de la TVA non-déductible se fait de manière automatique.

Il faudra seulement veiller à ce que les nouveaux centres de frais ne perturbent pas une structure analytique existante.

5. Chiffre d'affaires listing TVA <-> CA déclarations TVA: quid?

Depuis quelque temps, le fisc se concentre sur les différences entre le listing TVA annuel et les déclarations TVA périodiques. Lorsque le chiffre d'affaires mentionné dans le listing TVA est inférieur au chiffre d'affaires dans les déclarations TVA, ceci est normal: là où la déclaration TVA comprend le chiffre d'affaires intégral, le listing TVA annuel ne doit mentionner que le chiffre d'affaire des clients assujettis à la TVA à partir de 250€ (en SHL: régime TVA 0 - Assujetti à la TVA et le régime 6 - cocontractant). Tous les autres chiffres d'affaires comme ventes aux particuliers, CA < 250€, ventes de caisse sans obligation de facturation, export, clients exonérés,... ne doivent pas être mentionnés dans le listing annuel.

Le fisc est surtoût intéressé quand le cas inverse se produit: le listing TVA est supérieur aux déclarations TVA périodiques et ceci n'est en effet pas normal. La situation dans laquelle un chiffre d'affaires est mentionné dans le listing annuel et pas dans la déclaration TVA ne devrait pas exister, donc il s'agit très probablement d'une écriture erronée.

Dans ce contexte, il est peut être utile d'expliquer encore une fois quelques codes TVA en SHL. L'utilisateur SHL peut définir les codes TVA lui-même, mais la pratique nous apprend qu'il reprend souvent les codes TVA du dossier de test que l'on met à sa disposition. On se concentre sur les codes "0", "exo" et "cau":

• Code TVA "0": on ne calcule pas de TVA, mais la base imposable est mentionné dans la déclaration TVA (dépendant du type de transaction les cases: 00, 49, 81, 82, 83 et 85). Pour les ventes, il s'agit par exemple de la vente des journaux (version papier), pour les achats il s'agit p ex des primes d'assurances. Les transactions comptabilisées avec le code TVA "0" sont comprises dans le listing TVA;
• Code TVA "exo": en utilisant ce code, aucune case TVA n'est remplie. Ce code est utilisé pour la saisie des documents qui n'ont rien à voir avec la TVA, p ex impôts province, précompté immobilière,... Ca sera plutôt rare que l'on utilise ce code pour les ventes. Le cas échéant, il faudra tenir compte du fait que les montants figureront dans le listing TVA! Ceci peut donc être la cause que le listing annuel est supérieur aux déclarations TVA périodiques!
• Code TVA "cau": ceci est un code TVA qui ne figure pas dans la table des codes TVA, mais qui est fixé dans le programme. Des mouvements comptabilisés en utilisant ce code ne figurent ni dans la déclaration TVA, ni dans le listing annuel. Ce code est surtoût utilisé pour la comptabilisation de la consigne mais peut donc être utilisé pour d'autres transactions dont la législation TVA n'est pas concernée. Lorsqu'il y aurait des cas où on facture des éléments qui ne concerne pas la TVA du tout, on vous conseille d'utiliser ce code au lieu du "exo".

Listing TVA < Déclarations TVA: comment justifier?

Si, pour une raison ou une autre, la différence doit être justifiée quand le listing est inférieur aux déclarations, SHL vous offre un outil intéressant.

De façon simplifié, on peut dire que la déclaration TVA est alimentée par le chiffre d'affaires facturé et des ventes au comptant. Uniquement le chiffre d'affaires facturé est (partiellement) repris dans le listing TVA.

Via le programme 418 - Listes chiffres d'affaires il est possible d'exporter le chiffre d'affaire annuel par client en excel (à la question "exportation sans totaux mensuels" vous répondez "o"). Etant donné que le régime TVA par client est également repris, vous pouvez déterminer le total par régime via un tri simple. Abstraction faite des ventes au comptant, le total de cette liste devrait correspondre à la déclaration TVA sur base annuelle. Si en plus vous filtrez au sein du régimé "assujetti à la TVA" les montants <250€, vous disposez de toutes les infos pour justifier la différence. Vous pouvez aussi utiliser le programme 405 - listing TVA en cochant tous les régimes, mais vous n'obtiendrez pas un total par régime (la liste n'est pas disponible en format excel). Dans le futur proche, on prévoit une option qui permet d'éditer le listing annuel pour les clients belges avec le régime "exonéré", "particulier" et "assujetti" avec un chiffre d'affaires entre 0,01 et 249,99€.

Lorsque vous avez des ventes au comptant, il pourrait être utile de les comptabiliser sur des comptes de chiffre d'affaires séparés. Ceci vous permettra de justifier la différence entre le listing et les déclarations TVA plus facilement..